Informativa sull'Intelligenza Artificiale

1. Premessa

La presente informativa viene resa ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio (di seguito “AI Act” o “Regolamento”), che stabilisce regole armonizzate per l’immissione sul mercato, la messa in servizio e l’uso dei sistemi di intelligenza artificiale nell’Unione europea.

In conformità con i principi di trasparenza e informazione sanciti dal Regolamento, Vextra mette a disposizione degli utenti le seguenti informazioni relative al sistema di intelligenza artificiale integrato nei propri servizi.

2. Identificazione del fornitore

Deployer (soggetto che utilizza il sistema):

• Denominazione: Vextra
• Sito web: vextra.it
• Contatto: info@vextra.it

Provider del modello di IA: il sistema si avvale di un modello linguistico di grandi dimensioni (Large Language Model — LLM) fornito da un provider terzo specializzato. Vextra opera in qualità di deployer ai sensi dell’art. 3, punto 4, del Regolamento, integrando il modello nella propria piattaforma con configurazioni, istruzioni e vincoli specifici per il contesto di utilizzo.

3. Natura del sistema

Il servizio offerto da Vextra include un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale (chatbot) accessibile attraverso la piattaforma dello studio professionale cliente.

In ottemperanza all’art. 50 dell’AI Act, l’utente viene sempre informato, in modo chiaro e inequivocabile, del fatto che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale e non con un operatore umano. Tale indicazione è presente in modo permanente nell’interfaccia di conversazione.

4. Finalità del sistema

L’assistente AI di Vextra è progettato per le seguenti finalità:

1. Assistenza clienti: rispondere alle domande dei clienti dello studio professionale in modo automatico, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, utilizzando esclusivamente la documentazione caricata dallo studio stesso.
2. Qualificazione dei contatti: raccogliere le informazioni di contatto (nome, esigenza, disponibilità oraria) dei potenziali clienti e presentarle allo studio in una dashboard dedicata.
3. Escalation: quando il sistema non è in grado di individuare una risposta nella documentazione disponibile, raccoglie i dati di contatto dell’utente e li trasmette allo studio per un seguito umano.

Il sistema non prende decisioni autonome, non stipula contratti, non fornisce consulenza professionale vincolante e non sostituisce in alcun modo il giudizio del professionista.

5. Funzionamento del sistema

L’assistente opera secondo un’architettura denominata Retrieval-Augmented Generation (RAG), il cui funzionamento può essere sintetizzato come segue:

1. Lo studio professionale carica sulla piattaforma Vextra la propria documentazione (fascicoli, schede prodotto, listini, FAQ e altro materiale informativo).
2. Quando un utente pone una domanda, il sistema ricerca le informazioni pertinenti all’interno di tale documentazione.
3. Il modello linguistico genera una risposta basandosi esclusivamente sui documenti recuperati, senza attingere a conoscenze esterne o inventare informazioni.
4. Qualora il sistema non individui informazioni sufficienti a formulare una risposta attendibile, non produce risposte inventate (cosiddette “allucinazioni”): raccoglie invece i dati di contatto dell’utente e segnala la richiesta allo studio.

Questo approccio è progettato per minimizzare il rischio di generare informazioni non corrette o fuorvianti.

6. Classificazione del rischio ai sensi dell’AI Act

Sulla base dell’analisi condotta in relazione all’Allegato III del Regolamento, il sistema di intelligenza artificiale di Vextra è classificato come sistema a rischio limitato.

Il sistema non rientra nelle categorie di rischio inaccettabile (art. 5) né nelle aree ad alto rischio elencate nell’Allegato III (ad esempio: sistemi biometrici, infrastrutture critiche, istruzione, occupazione, accesso a servizi essenziali, attività di contrasto, migrazione, giustizia).

In quanto sistema che interagisce direttamente con le persone fisiche, Vextra adempie agli obblighi di trasparenza previsti dall’art. 50 del Regolamento, garantendo che gli utenti siano sempre consapevoli di interagire con un sistema di IA.

7. Dati utilizzati dal sistema

Il sistema utilizza le seguenti categorie di dati:

• Documentazione dello studio: fascicoli, schede prodotto, listini, FAQ e altro materiale informativo caricato dallo studio professionale. Questi documenti costituiscono la base di conoscenza da cui il sistema attinge per generare le risposte.
• Dati della conversazione: il testo inserito dall’utente durante l’interazione con il chatbot, utilizzato esclusivamente per generare la risposta nel contesto della sessione corrente.
• Dati di contatto: nome, esigenza e disponibilità oraria forniti volontariamente dall’utente ai fini della richiamata da parte dello studio.

Importante: le conversazioni degli utenti non vengono utilizzate per addestrare o perfezionare il modello di intelligenza artificiale. I dati non vengono condivisi con il provider del modello per finalità di training. Le conversazioni e i lead sono conservati sui server Vextra nell’Unione Europea (Hetzner, Germania). Per la generazione delle risposte, il testo della domanda viene trasmesso al provider del modello LLM, i cui server possono essere ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo; in tal caso il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44-49 del GDPR, sulla base di clausole contrattuali tipo (SCC) o decisioni di adeguatezza.

8. Supervisione umana

Il sistema è progettato per operare sotto la costante supervisione del titolare dello studio professionale, il quale:

• Seleziona e carica la documentazione che costituisce la base di conoscenza del chatbot.
• Monitora i contatti raccolti e le richieste ricevute attraverso la dashboard dedicata.
• Gestisce direttamente il seguito di ogni richiesta che richiede intervento umano.
• Può in qualsiasi momento modificare, aggiornare o rimuovere la documentazione utilizzata dal sistema.

L’assistente AI non prende decisioni vincolanti per lo studio o per l’utente. Ogni azione commerciale, contrattuale o professionale resta di esclusiva competenza del professionista umano.

9. Limitazioni e avvertenze

Pur essendo progettato per fornire risposte accurate e basate sulla documentazione dello studio, il sistema presenta le seguenti limitazioni intrinseche:

• L’intelligenza artificiale può generare risposte imprecise o incomplete, specialmente quando la documentazione disponibile non copre adeguatamente l’argomento richiesto.
• Le risposte fornite dal chatbot non costituiscono consulenza professionale (legale, fiscale, assicurativa o di altra natura) e non possono sostituire il parere di un professionista abilitato.
• La qualità delle risposte dipende dalla completezza, dall’aggiornamento e dalla chiarezza della documentazione caricata dallo studio.
• Il sistema non è in grado di comprendere richieste al di fuori del perimetro della documentazione fornita.

Si raccomanda agli utenti di verificare sempre le informazioni ricevute con il professionista di riferimento prima di assumere decisioni basate sulle risposte del chatbot.

10. Diritti degli utenti

In conformità con il Regolamento e nel rispetto della trasparenza, ogni utente che interagisce con il sistema ha i seguenti diritti:

• Diritto all’informazione: essere informato in modo chiaro e tempestivo del fatto che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale.
• Diritto al contatto umano: richiedere in qualsiasi momento di interagire con un operatore umano dello studio professionale, interrompendo la conversazione con l’assistente AI.
• Diritto di opposizione: rifiutare l’interazione con il sistema di IA e richiedere modalità alternative di comunicazione con lo studio professionale.
• Diritto di reclamo: presentare un reclamo in merito al funzionamento del sistema di IA contattando Vextra all’indirizzo indicato nella sezione “Contatti” della presente informativa.

11. Sicurezza e isolamento dei dati

Vextra adotta le seguenti misure tecniche e organizzative a tutela dei dati e della sicurezza del sistema:

• Isolamento per studio: ogni studio professionale opera in un ambiente completamente isolato. I documenti, le conversazioni e i contatti di uno studio non sono accessibili da altri studi né da altri utenti della piattaforma.
• Server nell’Unione Europea: l’infrastruttura di Vextra è ospitata su server situati nell’Unione Europea (provider: Hetzner), in conformità con i requisiti di localizzazione dei dati previsti dalla normativa vigente.
• Crittografia: i dati sono protetti da crittografia sia in transito (TLS) sia a riposo, secondo le best practice di settore.
• Controllo degli accessi: l’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e regolato da politiche di sicurezza conformi al GDPR.

12. Contatti per informazioni e reclami

Per qualsiasi informazione, chiarimento o reclamo relativo al sistema di intelligenza artificiale descritto nella presente informativa, è possibile contattare:

• Email: info@vextra.it
• Sito web: vextra.it

Vextra si impegna a rispondere a ogni richiesta nel più breve tempo possibile e comunque entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

La presente informativa può essere aggiornata periodicamente per riflettere eventuali modifiche al sistema, alla normativa o alle prassi di riferimento. La data dell’ultimo aggiornamento è sempre indicata in cima al documento.