Informativa sulla Privacy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito web vextra.it e i servizi ad esso collegati è:

Vextra
E-mail: info@vextra.it
Sito web: vextra.it

Di seguito, il Titolare del trattamento sarà indicato semplicemente come "Vextra" o il "Titolare".

2. Referente per la protezione dei dati

Alla luce della natura e della portata dei trattamenti effettuati, il Titolare non è tenuto alla designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell'art. 37 del Regolamento UE 2016/679. Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

E-mail: info@vextra.it

3. Tipi di dati raccolti

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria rientrano:

• indirizzi IP;
• tipo di browser e parametri del dispositivo;
• sistema operativo;
• data, ora e durata della visita;
• pagine visitate e percorso di navigazione;
• URL di provenienza (referrer).

3.2 Dati forniti tramite il chatbot

Il sito integra un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale (chatbot). L'utente che interagisce con il chatbot può fornire volontariamente dati personali quali:

• nome e cognome;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• contenuto delle domande poste e delle conversazioni intercorse.

Tali dati vengono raccolti al fine di rispondere alle richieste dell'utente, generare lead qualificati per lo studio professionale e migliorare la qualità del servizio offerto.

3.3 Dati forniti tramite form di contatto

L'invio volontario di messaggi attraverso i moduli di contatto presenti sul sito comporta l'acquisizione dell'indirizzo e-mail del mittente e di eventuali ulteriori dati personali inseriti nel messaggio. Tali dati saranno utilizzati esclusivamente per rispondere alle richieste dell'utente.

3.4 Cookie e tecnologie di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso dell'utente, eventuali cookie analitici. Per informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità per gestire le preferenze, si rimanda alla Cookie Policy.

4. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali raccolti sono trattati per le seguenti finalità e sulla base delle corrispondenti basi giuridiche di cui all'art. 6 del Regolamento UE 2016/679:

4.1 Erogazione del servizio e gestione delle richieste (art. 6, par. 1, lett. b — esecuzione di un contratto o misure precontrattuali)

Il trattamento è necessario per fornire il servizio di chatbot AI, rispondere alle domande degli utenti, gestire le richieste di contatto e, per i clienti, erogare la piattaforma SaaS comprensiva di dashboard per la gestione dei lead.

4.2 Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f)

Il trattamento è necessario per il perseguimento di legittimi interessi del Titolare, tra cui:

• garantire la sicurezza e il corretto funzionamento del sito e della piattaforma;
• analizzare le modalità di utilizzo del sito per migliorare l'esperienza utente;
• generare lead qualificati a partire dalle interazioni con il chatbot, nell'interesse sia dello studio professionale cliente sia dell'utente finale che riceve una risposta alle proprie domande;
• prevenire frodi e utilizzi impropri dei servizi.

4.3 Consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a)

Per l'eventuale invio di comunicazioni commerciali e l'utilizzo di cookie non tecnici, il trattamento avviene esclusivamente previo consenso espresso dell'utente. Il consenso è libero, specifico, informato e revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

4.4 Obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c)

Il trattamento è necessario per adempiere a obblighi previsti dalla normativa vigente, inclusi quelli di natura fiscale, contabile e amministrativa.

5. Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti. Il Titolare adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, ai sensi dell'art. 32 del GDPR, volte a prevenire la perdita, l'uso illecito, l'accesso non autorizzato e la divulgazione dei dati, tra cui:

• crittografia dei dati in transito (TLS/HTTPS) e, ove applicabile, a riposo;
• controlli di accesso basati sul principio del least privilege;
• procedure di backup periodiche e piani di disaster recovery;
• monitoraggio e registrazione degli accessi ai sistemi;
• formazione periodica del personale autorizzato al trattamento.

6. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo previsto da eventuali obblighi di legge o per la tutela dei diritti del Titolare. In particolare:

• Dati di navigazione: conservati per un massimo di 90 giorni dalla raccolta, salvo diversa necessità legata ad accertamenti di reati informatici.
• Dati del chatbot e lead: conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale con lo studio professionale cliente e per i 12 mesi successivi alla cessazione del rapporto, salvo obblighi di legge.
• Dati da form di contatto: conservati per il tempo necessario a evadere la richiesta e, comunque, non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto.
• Dati contabili e fiscali: conservati per 10 anni ai sensi dell'art. 2220 del Codice Civile.

Alla scadenza dei termini di conservazione, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

7. Comunicazione e trasferimento dei dati

I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, debitamente nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR o autorizzati al trattamento ai sensi dell'art. 29:

• fornitori di servizi di hosting e infrastruttura cloud (Hetzner Online GmbH, con server ubicati nell'Unione Europea);
• fornitori di servizi di posta elettronica e comunicazione;
• fornitori di modelli di intelligenza artificiale utilizzati per il funzionamento del chatbot (i cui server possono essere ubicati al di fuori dello SEE);
• consulenti e professionisti incaricati della gestione contabile, fiscale e legale;
• autorità pubbliche, ove richiesto dalla normativa vigente.

I server utilizzati da Vextra per l'erogazione del Servizio sono ubicati nell'Unione Europea (Hetzner Online GmbH, Germania).

Per il funzionamento del chatbot basato su intelligenza artificiale, Vextra si avvale di fornitori di modelli linguistici (LLM) che possono trattare i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44-49 del GDPR, in particolare sulla base di clausole contrattuali tipo (SCC) approvate dalla Commissione Europea o di decisioni di adeguatezza, ove applicabili.

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento UE 2016/679, l'interessato ha il diritto di:

1. Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento dei propri dati personali e accedere alle informazioni relative al trattamento.
2. Rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati personali inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
3. Cancellazione / diritto all'oblio (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati personali, qualora sussista uno dei motivi previsti dal Regolamento.
4. Limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dal Regolamento.
5. Portabilità dei dati (art. 20): ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare del trattamento senza impedimenti.
6. Opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali basato sul legittimo interesse, compresa la profilazione.
7. Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità specifiche, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può inviare una richiesta scritta a info@vextra.it. Il Titolare fornirà riscontro entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità, previa comunicazione all'interessato.

Reclamo all'Autorità di controllo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del Regolamento ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 del GDPR):

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia, 11 — 00187 Roma
Sito web: www.garanteprivacy.it
E-mail: garante@gpdp.it

9. Cookie

Per informazioni dettagliate sull'utilizzo dei cookie e delle tecnologie di tracciamento da parte del sito, si prega di consultare la nostra Cookie Policy, parte integrante della presente informativa.

10. Trattamento dei dati tramite intelligenza artificiale

Vextra utilizza sistemi di intelligenza artificiale (AI) per l'erogazione del servizio di chatbot. In conformità all'art. 50 del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) e al principio di trasparenza, informiamo l'utente di quanto segue:

10.1 Natura del sistema

Il chatbot presente sul sito è un sistema di intelligenza artificiale basato su modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM). Le risposte fornite dal chatbot sono generate automaticamente a partire dalla documentazione e dalla base di conoscenza dello studio professionale cliente. L'utente interagisce con un sistema automatizzato e non con un operatore umano.

10.2 Finalità dell'utilizzo dell'AI

Il sistema di AI è utilizzato per:

• fornire risposte immediate e pertinenti alle domande degli utenti, 24 ore su 24;
• qualificare le richieste degli utenti e generare lead per lo studio professionale;
• raccogliere dati di contatto su base volontaria per consentire un successivo ricontatto da parte dello studio.

10.3 Dati trattati dal sistema di AI

Il sistema di AI tratta i seguenti dati personali forniti volontariamente dall'utente nel corso della conversazione:

• dati identificativi (nome, cognome);
• dati di contatto (e-mail, telefono);
• contenuto testuale delle domande e delle risposte.

I dati delle conversazioni non sono utilizzati per addestrare o migliorare i modelli di AI di terze parti. Le conversazioni sono conservate nella piattaforma Vextra e sono accessibili esclusivamente allo studio professionale cliente attraverso la dashboard riservata.

10.4 Supervisione umana

Il sistema di AI opera sotto supervisione umana. Lo studio professionale cliente ha pieno accesso a tutte le conversazioni e può intervenire in qualsiasi momento. Le risposte del chatbot non costituiscono consulenza professionale e non sostituiscono il parere di un professionista qualificato.

10.5 Diritti specifici

L'utente ha il diritto di:

• essere informato del fatto che sta interagendo con un sistema di AI;
• richiedere l'intervento umano in qualsiasi momento della conversazione;
• non essere soggetto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano significativamente sulla propria persona (art. 22 del GDPR);
• ottenere informazioni sulla logica del trattamento automatizzato.

11. Modifiche all'informativa

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualsiasi momento, dandone comunicazione agli interessati attraverso la pubblicazione della versione aggiornata sul sito vextra.it. Le modifiche saranno efficaci dalla data di pubblicazione. Si invita l'utente a consultare periodicamente questa pagina per prendere visione dell'informativa più recente.

In caso di modifiche sostanziali che incidano sui diritti dell'interessato, il Titolare ne darà adeguata comunicazione tramite avviso ben visibile sul sito o, ove possibile, mediante comunicazione diretta.

12. Contatti

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679, è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

Vextra
E-mail: info@vextra.it
Sito web: vextra.it